۵ چالش بزرگ در مدیریت مرسولات شرکت های مسافربری + راهکار ساده صدور بارنامه:

روزانه چند بار این اتفاق در شرکت شما می‌افتد؟

مشتری برای ارسال یک بسته به باجه مراجعه می‌کند. اپراتور باید اطلاعات فرستنده و گیرنده را ثبت کند، هزینه حمل را محاسبه کند، مشخصات بسته را وارد کند و در نهایت یک بارنامه صادر کند.

چند ساعت یا چند روز بعد، گیرنده تماس می‌گیرد و وضعیت مرسوله را می‌پرسد. گاهی فقط نام فرستنده را می‌داند، گاهی شماره تماس را و گاهی فقط مقصد را.

اگر اطلاعات به‌درستی ثبت نشده باشد یا پیدا کردن بارنامه زمان زیادی ببرد، هم اپراتور معطل می‌شود و هم مشتری تجربه خوبی از خدمات شرکت نخواهد داشت.

هرچه تعداد مرسولات بیشتر باشد، مدیریت این فرآیند بدون یک سیستم مناسب دشوارتر می‌شود.

----------

۱. جستجوی زمان‌بر اطلاعات مرسولات

یکی از رایج‌ترین مشکلات شرکت‌های مسافربری، پیدا کردن اطلاعات یک مرسوله است. وقتی مشتری برای پیگیری تماس می‌گیرد، اپراتور باید بتواند در کوتاه‌ترین زمان ممکن اطلاعات موردنیاز را پیدا کند.

اگر اطلاعات در دفتر، فایل‌های مختلف یا سیستم‌های پراکنده ثبت شده باشند، این کار زمان زیادی می‌گیرد و باعث شلوغی باجه و نارضایتی مشتریان می‌شود.

----------

۲. ثبت ناقص اطلاعات فرستنده یا گیرنده

شماره تماس اشتباه، نام ناقص یا ثبت نکردن اطلاعات گیرنده، از خطاهایی هستند که ممکن است هنگام تحویل مرسوله مشکل ایجاد کنند.

هرچه فرآیند ثبت اطلاعات استانداردتر باشد، احتمال بروز این خطاها کمتر خواهد بود.

----------

۳. خطا در محاسبه هزینه‌ها

هزینه ارسال مرسوله معمولاً فقط به کرایه حمل محدود نمی‌شود. ممکن است هزینه‌هایی مانند بیمه، انبارداری یا سایر هزینه‌های مرتبط نیز به آن اضافه شود.

اگر این مبالغ به‌صورت دستی محاسبه شوند، احتمال اشتباه و اختلاف مالی افزایش پیدا می‌کند.

----------

۴. آرشیو نامنظم بارنامه‌ها

شرکت‌های مسافربری در طول سال هزاران بارنامه صادر می‌کنند.

اگر دسترسی به سوابق مرسولات آسان نباشد، پیگیری درخواست مشتریان یا بررسی سوابق، زمان زیادی از کارکنان خواهد گرفت.

----------

۵. افزایش حجم کار اپراتور

اپراتورهای شرکت‌های مسافربری معمولاً فقط مسئول ثبت مرسولات نیستند. آن‌ها هم‌زمان به مسافران پاسخ می‌دهند، بلیط صادر می‌کنند و سایر امور روزانه را نیز انجام می‌دهند.

هرچه فرآیند صدور بارنامه ساده‌تر و سریع‌تر باشد، فشار کاری کارکنان نیز کاهش پیدا می‌کند.

----------

یک سیستم مدیریت مرسولات چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟

برای کاهش این مشکلات، یک نرم‌افزار مناسب بهتر است امکاناتی مانند موارد زیر را در اختیار کاربران قرار دهد:

جستجوی سریع مرسولات بر اساس اطلاعات فرستنده یا گیرنده
ثبت کامل مشخصات فرستنده، گیرنده و مرسوله
ثبت چند قلم کالا در یک بارنامه
مدیریت هزینه‌های مختلف مانند کرایه، بیمه و سایر هزینه‌ها
چاپ بارنامه با قالب اختصاصی
نگهداری آرشیو کامل بارنامه‌های صادرشده

----------

نرم‌افزار مدیریت شرکت‌های مسافربری نورد چگونه این فرآیند را ساده و بدون خطا می‌کند؟

ما در طراحی ماژول صدور بارنامه نرم‌افزار نورد، مستقیماً به سراغ حل این ۵ چالش رفته‌ایم.

این سیستم به اپراتورها و مدیران شرکت‌های مسافربری کمک می‌کند تا:

- جستجوی آنی در چند ثانیه: دیگر نیازی به زیر و رو کردن دفترها نیست؛ فقط با وارد کردن کد ملی یا نام خانوادگی، کل سابقه مرسوله را پیدا کنید.

- ثبت یکپارچه و چند قلمی: ثبت مشخصات فرستنده، گیرنده و چندین قلم کالا به همراه محاسبه خودکار هزینه‌های جانبی (بیمه، کمیسیون و...) همگی در یک صفحه واحد انجام می‌شود.

- کاهش خطای انسانی و مالی: محاسبات مالی فرمول‌نویسی شده‌اند تا احتمال اختلاف حساب به صفر برسد.

به این ترتیب، فرآیند ثبت و پیگیری مرسولات سریع‌تر، منظم‌تر و با احتمال خطای کمتر انجام می‌شود.

----------

جمع‌بندی:

مدیریت مرسولات، بخشی مهم از فعالیت بسیاری از شرکت‌های مسافربری است. استفاده از یک فرآیند مکانیزه، علاوه بر کاهش خطاهای انسانی، سرعت ارائه خدمات را افزایش می‌دهد و دسترسی به اطلاعات مرسولات را ساده‌تر می‌کند.

اگر شرکت شما روزانه تعداد زیادی مرسوله ثبت می‌کند، بررسی و استفاده از یک سامانه تخصصی مدیریت مرسولات می‌تواند به بهبود فرآیندهای عملیاتی و افزایش رضایت مشتریان کمک کند.

----------

آیا می‌خواهید سرعت صدور بارنامه و دقت مدیریت مرسولات خود را متحول کنید؟

برای دریافت مشاوره رایگان، مشاهده دموی آنلاین نرم‌افزار مدیریت شرکت‌های مسافربری نورد یا استعلام قیمت، همین حالا با کارشناسان ما تماس بگیرید یا فرم درخواست مشاوره را پر کنید.